Общие условия обработки персональных данных

1. Общие положения. Данные общие условия обработки персональных данных утверждены АО ELKE Grupp и этим условиям следуют при обработке персональных данных все объединения, входящие в состав ELKE Grupp, список которых и контактные данные можно найти на странице www.elke.ee/ru/kontaktid  АО ELKE Grupр несет ответственность за порядок обработки персональных данных и за исполнение данных условий. У объединения ELKE Grupр есть право устанавливать дополнительные условия обработки персональных данных при заключении с Вами договора.

2. С какой целью мы собираем и обрабатываем Ваши персональные данные? Прежде всего, мы собираем и используем Ваши персональные данные с целью заключить с Вами договор (в т.ч. осуществление предшествующих заключению договора действий), а также исполнения договорных обязательств. С Вашего согласия мы используем данные, чтобы пересылать Вам новости, предложения, напоминания, приглашения, опросы маркетинга и другие рекламные сообщения. Мы обрабатываем ваши персональные данные и в том случае, если вы принимаете участие в организованной нами Потребительской игре. Мы можем использовать Ваши персональные данные и для других целей, описание которых есть в данных условиях.

3. Какие данные мы собираем и для чего мы их прежде всего используем? В ходе заключения с Вами договора или подготовки к заключению договора мы собираем следующие данные, в том числе персональные данные: имя и фамилия, личный код, адрес, номер телефона, электронный адрес, номер водительского удостоверения, изображение (например, фото с водительского удостоверения), VIN-код автомобиля, номер двигателя и регистрационный номер. В ходе дальнейшего общения и исполнения договора мы записываем и Вашу договорную информацию (т.е. информацию о Ваших заказах, договорах, платежах, о транспортном средстве и связанными с ним работами и историей причинения ущерба, отправленных письмах и сообщениях и т.д.). При необходимости мы можем попросить у Вас дополнительные данные или собрать данные из общедоступных баз данных, например для проверки действия водительского удостоверения перед пробной поездкой. Если Вы не предоставите нам необходимы для заключения и исполнения договора данные или предъявите ложные данные, то мы не сможем заключить с Вами договор и исполнить его условия. Для участия в Потребительской игре мы также можем получить вашу информацию, опубликованную в социальных сетях, включая имя пользователя.

Мы можем собирать, записывать, хранить, передавать, использовать и иным образом обрабатывать Ваши данные, с целью заключения с Вами договора, осуществления действий перед заключением договора или исполнения договора в частности, для выполнения следующих операций:

• Общение с Вами для заключения договора, для передачи информации, связанной с договором, и в связи с другими договорными вопросами. Например, мы можем направить Вам уведомление о завершении обслуживания или напоминание об оплате счетов;
• по Вашему запросу, передача предложений и информации о продукте;
• передача данных, необходимых для заключения (в том числе при осуществлении действий предшествующих заключению договора) или исполнения договора другим входящим в ELKE Grupp объединениям и партнерам по сотрудничеству (импортер, производители, поставщики, кредитные учреждения, юрисконсульты и т.д.);
• составление и отправка счетов, а также бухгалтерский учет;
• предотвращение и избежание рисков, в том числе предоставление авторизованным поставщикам ИТ-услуг доступа к данным для обслуживания компьютерной системы, решения технических проблем и защиты данных;
• прежде чем мы заключим с Вами договор для пробной поездки или в других случаях, прежде чем предоставить Вам в пользование свой автомобиль, мы можем проверить действительность Ваших водительских прав в общедоступной базе данных.
• Для определения участников Потребительской игры и победителя.

4. В каких случаях мы будем спрашивать Ваше согласие? Если мы хотим обработать Ваши данные в целях, для которых у нас нет договорной или иной правовой основы, вытекающей из законодательства, мы попросим Вас о Вашем согласии. Получив согласие, мы будем обрабатывать Ваши данные в объеме и пределах необходимых для достижения соответствующей цели.

Например, мы можем попросить Вас дать согласие на следующие действия:

• отправка Вам важных напоминаний по электронной почте или телефону, например, о техобслуживании и замене шин;
• отправка Вам по электронной почте или телефону новостей, предложений товаров и услуг, информации о проведении Потребительской игры и поздравлений от объединений, входящих в ELKE Grupp. Новости и предложения могут включать предложения от Toyota, а также от партнеров, в число которых входят лизинговые, кредитные и страховые компании;
• отправка по электронной почте или телефону приглашений на мероприятия ELKE или Toyota;
• отправка Вам по электронной почте маркетинговых исследований ELKE и Toyota от объединений входящих в ELKE Grupp или через исследовательские компании;
• через ELKE Group и с Вашего согласия ответственные обработчики Toyota Motor Europe, Toyota Baltic AS, Toyota Connected Europe и Toyota Motor Corporation, а также технические партнеры, указанные на сайте www.toyota-europe.com/recipients, выступающие в качестве уполномоченных обработчиков персональных данных, могут собирать и обрабатывать технические данные Вашего автомобиля (например, техническое состояние Вашего автомобиля) для проведения исследований и программы дальнейшего развития, целью которых является улучшение качества продуктов и услуг Toyota.

Кроме перечисленного, мы можем попросить Вас дать согласие на использование Ваших данных каким-либо другим способом.

Вы можете в любое время отозвать свое согласие, написав на адрес info@elke.ee или обратившись в наши представительства, и мы немедленно прекратим соответствующие операции, если у нас нет другой правовой основы для обработки данных.

5. Как еще мы можем использовать Ваши данные? Мы можем использовать Ваши данные, кроме прочего, для перечисленных ниже целей, если у нас есть для этого обоснованный интерес. При условии соблюдения обоснованного интереса мы обрабатываем Ваши персональные данные только после проведения так называемого «трехэтапного теста», с помощью которого можно установить, что у нас есть обоснованный интерес, что на основании обоснованного интереса нам необходима обработка Ваших персональных данных и что эта обработка отвечает Вашим интересам и правам. Вы имеете право в любой момент отказаться от обработки Ваших персональных данных на основании нашего обоснованного интереса.

• По Вашему ходатайству (например, для лизинга, покупки в рассрочку или заключения страхового договора) мы можем передавать Ваши данные нашим партнерам, коими являются лизинговые, кредитные и страховые компании, которые, в свою очередь, будут обрабатывать Ваши данные с целью заключения и исполнения договора. При необходимости мы можем спросить у Вас для этого дополнительную информацию.
• Мы можем передавать Ваши персональные данные другим объединениям, входящим в ELKE Grupp, c целью внутреннего администрирования, если это необходимо для исполнения договора с Вами или на основании нашего обоснованного интереса, с учетом ограничений, вытекающих из правил защиты данных.
• Мы можем обрабатывать Ваши персональные данные на основе нашего обоснованного интереса в связи с администрированием и анализом нашей клиентской базы для маркетинговых или статистических целей.
• В связи с проведением Потребительской игры и в случае победы мы можем опубликовать Ваши персональные данные в месте публикации Потребительской игры или передать их нашему партнеру.
• Мы можем передавать Ваши данные другим лицам, если это необходимо для защиты наших прав (например, судам, лицам, участвующих во взыскании долгов, судебным приставам) или для соблюдения нами наложенных законодательством обязательств.
• В наших представительствах ведется видеонаблюдение. Когда Вы посещаете наши представительства, то Ваше изображение остается на записи камер наблюдения. Законным основанием для использования камер безопасности является наш обоснованный интерес. Условия использования видеокамер описаны ниже.
• В наших автомобилях, которые Вы можете использовать на основании договора аренды или для пробной езды, используется мониторинговое оборудование GPS/GPRS, которое собирает и обрабатывает данные о местоположении и передвижении используемого Вами автомобиля. Правовой основой для использования мониторинговой системы GPS/GPRS является наш обоснованный интерес. Условия использования системы описаны ниже.
• На основании обоснованного интереса мы также обрабатываем Ваши идентификационные сведения вместе с технической информацией Вашего транспортного средства, чтобы (i) выполнять Заказ на работы и (ii) гарантировать, что Ваш автомобиль и наши ремонтные услуги соответствуют нашим высоким стандартам качества. Данные, собранные в ремонтных мастерских ELKE Group, также передаются импортеру, его материнской компании и другим связанным сторонам (см. пункт 8).

6. Как мы используем камеры безопасности? В наших представительствах  ведется круглосуточное видеонаблюдение, как внутри, так и снаружи здания. Наружные камеры контролируют всю прилегающую территорию, а камеры внутри здания контролируют торговый зал и мастерскую. В зоне охваченной видеонаблюдением имеются оповещающие об этом наклейки и таблички.

Законным основанием для использования камер безопасности является наш обоснованный интерес. Целью камер безопасности является защита наших сотрудников и клиентов, а также защита нашего имущества, имущества наших работников и клиентов от пропажи, уничтожения или повреждения, предотвращение возможного ущерба, а также для выявление лиц, ответственных за ущерб. Например, мы можем использовать записи с камер для установления обстоятельств причинения ущерба автомобилю клиента, потери имущества или жалоб, связанных с наличными расчетами. Мы также можем просматривать записи камер, когда это необходимо для рассмотрения жалобы клиента, а также для управления системами безопасности, прежде всего для проверки или тестирования работы камер. Мы подтверждаем и гарантируем, что записи с камер безопасности используются только в случае когда это необходимо для какой либо из вышеперечисленных целей.

Доступ к камерам безопасности имеет ограниченный круг лиц, в том числе охранное предприятие обслуживающее камеры, и мы прилагаем все усилия для обеспечения безопасной обработки и хранения записей. Мы не передаем записи с камер безопасности третьим лицам, кроме случаев, когда это требуется в целях, описанных выше, или в случае если мы обязаны это сделать в соответствии с требованиями законодательства. Например, в случае кражи мы можем передать соответствующие записи в полицию.

7. Как мы используем системы мониторинга GPS/GPRS? В наших автомобилях, которые наши клиенты могут использовать на основании договора аренды или для пробной поездки, используется система мониторинга GPS/GPRS, которая собирает и обрабатывает данные о местоположении и передвижении используемого автомобиля, а также передает эту информацию нам. Использование системы мониторинга GPS/GPRS позволяет нам управлять находящимися в пользовании клиентами и свободными автомобилями, и, при необходимости, получать информацию об их местонахождении.

Законным основанием для использования системы мониторинга GPS/GPRS является наш обоснованный интерес. Целью системы мониторинга GPS/GPRS является защита наших автомобилей от пропажи, уничтожения, кражи или повреждения ( в том числе предотвращение возможного ущерба), для выявление лиц, ответственных за ущерб, а также для администрирования (в том числе бухгалтерский и налоговый учет). Данные, собранные системой мониторинга GPS/GPRS, связаны с конкретным пользователем только через номер доверенности, в систему не вносятся имя пользователя, личный код или другая персональная информация. Данные о местоположении автомобиля и передвижении привязываются к данным конкретного пользователя и используются, только если есть обоснованная необходимость, исходящая из целей использования системы, прежде всего в случае, если мы знаем, или если есть обоснованные подозрения, что автомобиль пропал, уничтожен, украден или поврежден, например, если транспортное средство не было возвращено в наше представительство в договоренное время, если пользователь транспортного средства сообщает о том, что местоположение транспортного средства неизвестно и что его необходимо обнаружить и т.д. Для администрирования данных об автомобиле (в том числе бухгалтерия и налоговый учет) связанных с конкретным пользователем может использоваться  только информация о времени использования и пробеге транспортного средства.

Доступ к данным, собранным системой мониторинга GPS/GPRS, который связан с конкретным пользователем имеет ограниченный круг лиц, и мы прилагаем все усилия для обеспечения безопасной обработки и хранения данных. Мы не передаем данные, связанные с конкретным пользователем, собранные системой мониторинга GPS/GPRS третьим лицам, кроме случаев, когда это требуется в целях, описанных выше, или в случае если мы обязаны это сделать в соответствии с требованиями законодательства. Например, в случае пропажи или кражи автомобиля мы можем передать соответствующие данные в полицию. Только в целях администрирования транспортными средствами, мы не передаем третьим лицам связанную с конкретным пользователем информацию о передвижении и местоположении транспортного средства.

8. Кто еще имеет доступ к Вашим данным? Кроме прочих упомянутых в данных условиях лиц, доступ к Вашим данным могут получить все объединения входящие в ELKE Grupp, а также их сотрудники и доверенные лица, в ходе исполнения своих трудовых обязанностей, также поставщики услуг ИТ, бухгалтерии, маркетинга и других вспомогательных услуг, кредитные учреждения и другие лица, которым передача данных необходима ради целей, изложенных в этих условиях, или которым мы обязаны предоставлять данные в соответствии с законодательством (прежде всего, государственным учреждениям). В соответствующей ситуации мы можем передать Ваши данные импортеру - АО Toyota Baltic, который, в свою очередь, может предоставить переданные им данные своей материнской компании Toyota Motor Europe и другим входящим в группу объединениям, в том числе Toyota Connected Europe и Toyota Motor Corporation. При необходимости Toyota может также передавать данные техническим партнерам, указанным на странице www.toyota-europe.com/recipients, которые действуют в качестве уполномоченных обработчиков данных. Все объединения входящие в ELKE Grupp и наши партнеры, которым мы предоставляем Ваши данные, обязаны сохранять конфиденциальность. Мы не будем предоставлять Вашу информацию лицам, не указанным в этих условиях без Вашего согласия или ходатайства, кроме случаев, когда мы обязаны это сделать в соответствии с законодательством.

9. Как долго мы будем хранить Ваши данные? Мы будем хранить Вашу персональную информацию до тех пор, пока мы нуждаемся в ней для исполнения договора, и после этого, пока наши договорные отношения еще могут привести к искам или до тех пор, пока хранение данных не будет обязательным для нас (как правило, до 3 лет после расторжения договора).

Записи с камер безопасности и информация о местонахождении и передвижении транспортного средства, оборудованного устройством мониторинга GPS/GPRS, связанная с данными конкретного пользователя, хранятся 1 месяц, кроме случаев, когда более длительное хранение необходимо для достижения целей использования соответствующих систем, прежде всего, если данные используются или планируются для использования в уголовном производстве, производстве по проступку или в гражданском споре. В этом случае, соответствующие данные сохраняются до тех пор, пока это будет необходимо для достижения соответствующей цели, например, до истечения срока действия требований или до окончания производства. Для бухгалтерского учета и начисления налога, информация о времени и пробеге транспортного средства, оборудованного устройством мониторинга GPS/GPRS, может быть связана с конкретным пользователем в течение 7 лет.

Техническая информация о транспортном средстве, собранная ELKE на основании обоснованного интереса (см. пункт 5), будет храниться до 40 лет для создания полной истории диагностики вашего транспортного средства и в гарантийных целях. Технические данные транспортного средства, собранные с Вашего согласия, будут обрабатываться до тех пор, пока это необходимо для соответствующей деятельности, но в любом случае не дольше 10 лет.

Для получения дополнительной информации о сохранении Вашей персональной информации, свяжитесь с нами по контактной информации ниже.

10. Каковы Ваши права? Вы всегда имеете право связаться с нами, чтобы получить доступ к своим персональным данных и ознакомиться с тем, какие Ваши данные, для каких целей и как обрабатываются, ходатайствовать об исправлении неправильных данных, удалении ненужных данных и, в обоснованных случаях, ограничить операции, которые мы осуществляем с Вашими данными, или представить другие возражения. Если Вы дали нам согласие на обработку Ваших персональных данных в каких либо целях, то Вы можете в любой момент отказаться от своего согласия, и мы немедленно прекратим соответствующие действия, если у нас не будет другого правового основания для обработки данных. Вы можете в любое время отказаться от получения новостей, предложений, напоминаний, приглашений, опросов маркетинга и других рекламных сообщений, воспользовавшись для этого инструкцией, которая есть в письмах или сообщениях. При желании, Вы также имеете право получить в машиночитаемой форме персональные данные, которые Вы нам предоставили, и ходатайствовать об их передаче другой организации. С ходатайством просим обращаться в АО ELKE Grupp, контактные данные найдете ниже или к объединению ELKE Grupp, которому Вы предоставили данные.

Если у вас есть какие-либо жалобы на то, как мы используем Вашу информацию, вы имеете право подать жалобу в Инспекцию по защите данных.

11. Изменение условий. АО ELKE Grupp может изменить эти условия по своему усмотрению, опубликовав соответствующую информацию на веб-сайте ELKE. Действующие условия всегда доступны на нашем сайте https://www.elke.ee/ru/isikuandmed

Вы имеете право в любой момент отозвать свое согласие с тем, как мы обрабатываем Ваши данные в случае нашего обоснованного интереса.

В случае вопросов или жалоб свяжитесь с нами:

АО ELKE Grupp

Мустамяе теэ, 22, 10621 Таллинн

info@elke.ee

650 5800